Qred er en virksomhed med licens til at drive bankvirksomhed i overensstemmelse med loven om bank- og finansieringsvirksomhed (2004:297).
Generalforsamlingen er Qreds højeste beslutningstagende organ, hvor aktionærerne udøver deres stemmerettigheder og træffer beslutninger om blandt andet balancen og resultatopgørelsen i årsrapporten, ansvarsfrihed, bestyrelsesmedlemmer for det kommende år og valg af revisorer.
Qreds bestyrelse mødes mindst fire gange om året og skal beslutte de interne regler for intern styring og kontrol. Styrelsen er ansvarlig for Qreds organisation og ledelse af dens anliggender i overensstemmelse med blandt andet aktieselskabsloven, og har det overordnede ansvar for at sikre, at driften udføres i overensstemmelse med god intern styring og kontrol.
Qreds interne styring og kontrol er formaliseret gennem interne regler i form af politikker og instruktioner samt understøttende rutinebeskrivelser, procesbeskrivelser og tjeklister. Bestyrelsen mødes mindst fire gange om året og skal beslutte de interne regler for intern styring og kontrol, mens administrerende direktør er ansvarlig for at implementere dem i Qreds operationer i overensstemmelse med bestyrelsens instruktioner.
Bestyrelsen er også ansvarlig for at sikre, at Qred udfører sine aktiviteter på en etisk ansvarlig og professionel måde, at interessekonflikter identificeres og håndteres på en passende måde, og at Qred opretholder en sund risikokultur.
Bestyrelsesformanden leder bestyrelsens arbejde og sikre, at bestyrelsen opfylder sine forpligtelser i henhold til aktieselskabsloven og andre gældende regler. Bestyrelsesformanden skal gennem kontakt med administrerende direktør følge Qreds udvikling.
Qreds bestyrelsesformand er ansvarlig for at gennemføre en årlig egnethedsvurdering for at sikre, at bestyrelsesmedlemmer, administrerende direktør og ledelsen er individuelt egnet til deres opgaver på ethvert tidspunkt. Dette indebærer en vurdering af, om de:
Egnethedsvurderingerne og resultatet dokumenteres.
Udvalg For at støtte bestyrelsen på visse specifikke områder har bestyrelsen nedsat to udvalg, der er ansvarlige for at forberede grundlaget for beslutninger om emner, der falder inden for hvert udvalgs kompetence:
Medlemmerne af Vederlagsudvalget udnævnes årligt og består af bestyrelsesformanden og et yderligere bestyrelsesmedlem. Vederlagsudvalget mødes to gange om året, hvor den administrerende direktør og andre ledende medarbejdere kan blive inviteret til at deltage i møderne.
Risiko- og revisionsudvalget mødes kvartalsvis forud for bestyrelsesmødet og består af 2-3 bestyrelsesmedlemmer og 1-3 ledende medarbejdere fra virksomheden. Et af medlemmerne af udvalget skal af bestyrelsen udpeges som formand for udvalget. Mindst ét medlem af udvalget skal have erfaring med at identificere, vurdere og håndtere risici i virksomhedens størrelse og kompleksitet, samt mindst ét medlem skal have regnskabs- eller revisionskompetence.
Udvalgene skal bistå bestyrelsen med ekspertise og forberede forslag, rådgivning og forberedelse af sager inden for deres respektive områder. Udvalgenes arbejde reguleres mere detaljeret i instruktioner.
Bestyrelsen udpeger Qreds administrerende direktør, som har bemyndigelse til at træffe beslutninger om alle forhold, der ikke skal besluttes af bestyrelsen eller generalforsamlingen. Administrerende direktør er ansvarlig for den daglige ledelse i henhold til bestyrelsens instruktioner og for de forpligtelser, der påhviler administrerende direktør i henhold til eksterne regler.
Administrerende direktør er ansvarlig for at sikre, at policyer, instruktioner og rutine- og procesbeskrivelser implementeres inden for organisationen, og at alle medarbejdere har adgang til relevant dokumentation.
Selskabets administrerende direktør har et rådgivende forum, ledelsesteamet, med det formål at sikre, at selskabets aktiviteter udføres på en forsvarlig og effektiv måde. I sit arbejde skal ledelsesteamet altid tage hensyn til selskabets og dets kunders interesser. Ledelsesteamet skal normalt mødes, når det er nødvendigt, men mindst en gang om måneden. Den administrerende direktør indkalder og leder møderne, som skal have en fast dagsorden og protokolføres.
Tre forsvarslinjer
Qred anvender princippet om tre forsvarslinjer til at definere, hvor i organisationen ansvaret for og kontrollen med organisationens risikotagning skal placeres.
Den første forsvarslinje består af virksomhedsdriften, herunder administrerende direktør, som er ansvarlig for og kontrollerer den daglige risikostyring og overholdelse. De er også ansvarlig for at udføre kontroller af de processer, som Qred anvender, i form af interne kontroller.
Den anden forsvarslinje består af risikostyringsfunktionen og compliance-funktionen, som blandt andet overvåger, kontrollerer og rapporterer om Qreds risici og om, hvordan selskabet overholder interne og eksterne regler. Kontrolfunktionerne i den anden forsvarslinje er underlagt administrerende direktør, og er primært den administrerende direktørs uafhængige kontrolorgan, men skal rapportere direkte til både bestyrelsen og administrerende direktør.
Den tredje forsvarslinje består af intern revision. Intern revision rapporterer direkte til bestyrelsen, og er bestyrelsens uafhængige kontrolorgan. Den tredje forsvarslinje gennemgår og vurderer den første og anden forsvarslinje.
Qred har en vederlagspolitik ("politikken"), hvis formål er at beskrive og fastlægge principperne for, hvordan selskabets vederlag er designet, styret og løbende overvåget. Politikken skal være i overensstemmelse med og fremme effektiv risikostyring og modvirke overdreven risikotagning. Endvidere skal politikken sikre, at kundernes interesser ikke påvirkes negativt af selskabets incitamentsstruktur. Vederlagspolitikken skal fremme Qreds evne til at tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere og bidrage til at sikre, at selskabets langsigtede mål kan nås.
Bestyrelsen er yderst ansvarlig for indholdet, etableringen, implementeringen og overholdelsen af vederlags politiken. Politikken skal regelmæssigt, mindst én gang årligt, gennemgås og om nødvendigt opdateres inden godkendelse af bestyrelsen. En risikoanalyse skal danne grundlag for bestyrelsens beslutning om at vedtage politikken. Bestyrelsen skal endvidere beslutte om:
Bestyrelsen har nedsat et vederlagsudvalg.
Vederlagsudvalget er ansvarligt for mindst én gang årligt at overvåge og vurdere selskabets vederlagspolitik og for at forberede beslutninger om spørgsmål vedrørende vederlag til bestyrelsens beslutning. I opfølgningen af vederlagspolitik skal vederlagsudvalget også overvåge udviklingen af uberettigede lønforskelle mellem kvinder og mænd. Bestyrelsen skal, hvor det er relevant, overholde de vederlagsbeslutninger, der træffes af den årlige generalforsamling.
Risikostyringsproces
Der skal foretages en årlig analyse af risikostyring af selskabet for at identificere medarbejdere, hvis opgaver har en væsentlig indvirkning på selskabets risikoprofil. Analysen skal tage hensyn til alle risici, som selskabet er eller kan blive udsat for, herunder de risici, der er forbundet med denne politik og selskabets vederlagspolitik.
Generelle principper
Selskabets vederlagspolitik skal være designet på en måde, der er forenelig med og fremmer sund og effektiv risikostyring og forhindrer overdreven risikotagning. Vederlagspolitik skal opmuntre medarbejderne til at præstere godt og hjælpe selskabet med at tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere. Vederlagspolitik skal anvendes på en kønsneutral måde.
Fast vederlag
Fast løn
Grundlaget for selskabets vederlagspolitik er en fast løn. Fast løn fastsættes løbende, hvor den første gennemgang normalt finder sted 12 måneder efter ansættelsens start. Som hovedregel skal løn gennemgange finde sted en gang om året. Medarbejdernes faste løn skal fastsættes på grundlag af objektive kriterier og være i overensstemmelse med markedsforholdene.
Ved nyansættelse skal den faste løn fastsættes på baggrund af markedssituationen for den tilsvarende profil og den værdi, som medarbejderen forventes at tilføre selskabet. Ved efterfølgende løn gennemgange og ved ændring af jobfunktionen skal en individuel vurdering danne grundlag for fastsættelsen af lønnen, baseret på parametre som arbejdets udførelse, selvstændighed, initiativ, ansvar og personlig udvikling.
Diskriminerende eller andre uberettigede forskelle mellem medarbejdernes faste løn må ikke forekomme. I forbindelse med en gennemgang af løn skal lederen gennemføre en udviklings- og lønsamtale med medarbejderen, hvor sammenhængen mellem arbejdsopgaver, arbejdsresultater og præstationer generelt samt lønudvikling gøres klar for medarbejderen. Ferieordninger fastsættes i overensstemmelse med gældende lovgivning og individuelt i forbindelse med ansættelse og gennemgang af løn.
Variabel vederlag
Bestyrelsen beslutter om et variabelt vederlag for ledelsesteamet og medarbejdere, hvis opgaver har en væsentlig indvirkning på selskabets risikoprofil. Administrerende direktør kan beslutte, om andre medarbejdere (uden for den ovennævnte gruppe) skal være berettiget til at modtage variable vederlag.
Selskabet anvender et system for variabel vederlag i form af præstationsbaserede bonusser til administrerende direktør, ledelsesteamet og de fleste funktioner og forretningsenheder. Præstationsbaserede bonusser skal være designet på en måde, der opfylder kriterierne i denne sektion og politikken generelt. Kriterierne for at modtage variable vederlag skal være baseret på selskabets samlede præstation samt medarbejderens individuelle præstation og præstationen af den forretningsenhed, hvor medarbejderen arbejder.
Den variable vederlag skal baseres på:
Resultater, der danner grundlag for beregningen af variable vederlag, skal hovedsageligt baseres på risikojusterede overskudsmål. Selskabet skal tage hensyn til både aktuelle og fremtidige risici samt kapitalomkostninger og likviditetsbehov. Selskabet skal sikre, at variable vederlag er baseret på langsigtede bæredygtige resultater ved at vurdere resultaterne i et flerårigt perspektiv.
Endvidere skal selskabets underliggende økonomiske cyklus og forretningsrisici tages i betragtning, når det variable vederlag godkendes og udbetales.
Ved fastsættelse af variabelt vederlag skal vurderingen af medarbejdernes individuelle resultater og præstationer tage hensyn til både økonomiske og ikke-økonomiske faktorer. Blandt de ikke-økonomiske faktorer skal selskabet overveje blandt andet overholdelse af interne regler, ansvarlighed, kundetilfredshed og beskyttelse af kundernes interesser.
Hvis selskabets kontrolfunktioner for risikostyring, compliance og intern revision er ansat af selskabet og er berettiget til variabel vederlag, skal selskabet sikre, at sådan vederlag fastsættes på grundlag af mål knyttet til hver kontrolfunktion, uafhængigt af præstationen af de forretningsområder, de gennemgår.
Selskabet skal sikre, at enhver variabel vederlag ikke påvirker selskabets evne til at opretholde en tilstrækkelig kapitalbase eller at styrke kapitalbasen, hvis nødvendigt. Selskabet skal opretholde en rimelig balance mellem medarbejdernes faste og variable vederlag. Medarbejdernes faste vederlag skal altid være på et tilstrækkeligt højt niveau til at kunne sætte den variable del af vederlaget til nul. Det samlede variable vederlag, som medarbejderne modtager, må aldrig være på et niveau, der risikerer at undergrave selskabets kapitalbase og evne til at generere et positivt resultat på lang sigt. Det samlede variable vederlag til en medarbejder må aldrig overstige 100% af medarbejderens årlige faste vederlag. Selskabets salgsfunktion, som er helt adskilt fra selskabets kreditfunktion og kreditbeslutninger, er undtaget fra ovenstående begrænsning, men kan aldrig overstige SEK 100.000 pr. måned i variabelt vederlag.
Garanteret variabelt vederlag
Som hovedregel skal selskabet ikke yde variable vederlag, der er garanteret til nogle medarbejdere. Hvis der er særlige grunde, kan bestyrelsen beslutte om garanteret variabelt vederlag til en medarbejder, men kun i forbindelse med nyansættelse og kun i medarbejderens første ansættelsesår.
Qred har etableret en etisk politik med det formål at sikre, at forretningen udføres på en etisk ansvarlig og professionel måde i overensstemmelse med Qreds interne og eksterne regler. Formålet med denne politik er yderligere at fremme gennemsigtighed, integritet og en virksomhedskultur, der beskytter Qreds aktiviteter mod korruption. Politikken fastlægger fælles standarder for at fremme Qreds etiske tilgang og for at lette medarbejdernes håndtering af situationer, hvor gældende regler mangler eller indeholder begrænset vejledning.
Qred har etableret en politik og en instruktion til håndtering af interessekonflikter, der kan opstå i virksomheden. Qreds medarbejdere forventes altid at handle i Qreds bedste interesse og udvise god dømmekraft, der ikke er påvirket af private interesser eller delte loyaliteter. Ingen medarbejdere må deltage i behandlingen af en sag eller træffe en kreditbeslutning, der vedrører en slægtning, en slægtnings virksomhed eller på anden måde, hvor der kan være risiko for bedrageri. En medarbejder må heller ikke håndtere sager, hvor medarbejderen har en personlig interesse, eller sager, hvor en sådan interesse har en slægtning af medarbejderen eller en virksomhed, hvor medarbejderen eller en slægtning af medarbejderen har en væsentlig interesse. I en sådan situation skal medarbejderen fritages for kreditbehandling og kreditbeslutning. Qreds medarbejdere må ikke købe varer eller tjenester fra relaterede parter uden forudgående godkendelse fra administrerende direktør, og administrerende direktør må ikke købe varer eller tjenester fra relaterede parter uden forudgående godkendelse fra bestyrelsen.
